イベント会場の利用契約・申込書チェックリスト

• 申込書のほかに別紙（規定・約款・料金表）があるか、ファイルをすべて受け取ったか
• キャンセル料の起算日はいつか。申込時点から発生しないか
• キャンセル料は何に対する何%か（基本使用料のみ／付帯込み）
• 日程変更・延期がキャンセル扱いになるか
• 利用時間に、仕込みと撤収が入っているか（入館・退館の時刻で確認したか）
• 契約名義は主催者か自社か。自社なら、主催者との書面はあるか
• 押印の決裁を、社内で取れているか

押した後、早めに（本番の前に）

• 中止・不可抗力の扱い（返金・振替・判断者）を読んだか
• 返ってこない可能性のある金額を、主催者と共有したか
• 基本使用料以外の費用（空調・持込機材料・立会い費など）を料金表と突き合わせたか
• 保険の加入義務が規定にないか確認したか
• 原状回復の範囲と、未完了時の費用負担を読んだか
• 作業会社の届出が必要か確認したか
• 施設名・写真の告知物での使用に事前確認が要るか

手続きとして

• 申込書・別紙一式を、まとめて保存したか
• キャンセル起算日をカレンダーに入れたか
• 会場からの受領連絡を受け取り、保存したか
• 支払期日と、主催者からの入金予定日の前後を確認したか

全部そろわなくて大丈夫です。「キャンセル起算日」「仕込みと撤収が枠に入っているか」「契約名義」の3つが分かっていれば、押していいかどうかは判断できます。