会期が始まる前に
- 申し送り1枚のフォーマットを作った
- 記録を書く場所（紙／スレッド）を1か所に決めた
- 朝の共有の時間と集合場所を、全日分カレンダーに入れた
- 夜の締めを香盤に行として入れた
- ポジションごとのA4（途中参加の人向け）を用意した
- 会場図・よくある質問・連絡先一覧を印刷した
- 日ごとの出勤メンバー表を作り、増減を確認した
- 連日入る人と日替わりの人を分けた
- 最終日の撤収要員の体力配分を確認した
- 配布物・消耗品の日次の想定消化量を出した
- 現金・鍵の夜間の扱いを会場・主催者と確認した
- ゴミの日次排出量と回収の時間を会場と確認した
毎日の締めで
- 申し送り1枚を書いた（変更／宿題／ヒヤリハット／数字／人／特記／補充）
- 決めた場所に置いた（探さずに見つかる状態にした）
- 現金を精算し、規定どおりに保管・搬送した
- 鍵・カードキーの所在を1行で記録した
- 配布物・ノベルティの残数を数えた
- 初日の消化量 × 残り日数を出し、残数で足りるか判断した
- 落とし物を預かり簿に記入し、1か所にまとめた
- インカム・端末・バッテリーを充電に挿した
- 写真・アンケートなど、報告書に使う記録を回収した
- 明日の天候と、それによる運用変更を確認した
- 明日の新規メンバーへの説明担当を決めた
最終日に
- 全日分の申し送りを1つにまとめた（振り返りの材料になります）
- 原状回復と残置物を会場と一緒に確認した
- 借用品の返却本数を、初日の受領数と突き合わせた
この内容は記事「複数日開催イベントの会期運営｜日次の申し送りと締めの作り方」のチェックリストです。印刷してそのままお使いいただけます。 ／ 無料ツール一覧へ