周年イベントの企画設計チェックリスト

• 「何のためにやるか」を、担当者の言葉で1文にできたか
• 招待客の内訳と概数を書き出したか（社員／取引先／来賓／家族／OB）
• 招待の線引き（誰を呼び、誰を呼ばないか）を担当者と決めたか
• 決裁ルート（社長・役員・創業家・実行委員会）を確認したか
• 前回の周年がある場合、前回資料をもらったか
• 社内に実行委員会があるか、窓口は誰かを確認したか

会場と日程

• 招待客の構成が決まってから、会場を探し始めたか
• 会場への最終人数の確定日を確認したか
• 招待状の返信期限を、人数確定日から逆算して置いたか
• 会場の持込規定（映像・記念品・装飾）を確認したか（会場規定の確認手順）
• 車で来る来賓がいる場合、駐車場の台数を確認したか

当日の骨組み

• 開場から終了までの時間配分表を作ったか
• 挨拶する人の人数と持ち時間を決め、依頼状に書いたか
• 挨拶は想定時間（依頼＋2〜3分）で台本に置いたか
• 押したときに削るパートを、事前に主催者と合意したか
• 席次が必要な場合、誰が最終決定するかを決めたか（来賓対応と席次）
• 集合写真を撮るなら、いつ・どこで・誰が並ぶかを決めたか

あとに残るもの

• 記念映像を作るなら、3〜4か月前に制作の座組みを決めたか
• 過去写真・映像の発掘と権利確認を始めたか
• 記録写真・記録映像のカメラマン手配をしたか
• 使用する楽曲の著作権手続きを確認したか
• 記念品の単価・渡し方・欠席者分を決めたか
• 撮影した写真の二次利用（社内報・採用・HP）の同意を取る段取りがあるか

全部そろわなくて大丈夫です。「招待客を先に決める」「挨拶の人数を先に絞る」「残すものを先に予算取りする」——この3つが入っていれば、周年案件はかなり組みやすくなります。

周年イベントは、たぶん一生に何度もやらない仕事です。

主催する会社にとっては数十年に一度で、社内の担当者も初めてで、正解を知っている人が誰もいない。そんな案件を、あなたは外側から引き受けています。決まっていない与件を聞き出して、順番に並べて、決裁を通せる形にしていく。これは、かなり難しい仕事です。

それでも、周年案件にはひとつだけ他とちがういいところがあります。

終わったあとに、「ありがとう」と言われる回数が多い。式典の写真は何年も会社に残り、記念映像は採用の場面で流れ、当日の集合写真は社史のページになります。あなたが組んだ2時間は、その会社の何十年かを一度だけ形にした2時間です。

一度に全部を決めなくて大丈夫です。次の打ち合わせでは、招待客の内訳を1枚書いてもらうところから。それだけで、会場も予算も、見える形になり始めます。

いま、まだ何も決まっていない案件の資料を前にしているなら——それは行き詰まりではなく、いちばん最初の段階にいるだけです。 ひとつずつ聞いていけば、必ず埋まります。