早朝の会場前ロータリーで、到着した送迎バスを迎えながらバインダーの配車表を確認しているイベント制作ディレクター
協力会社・会場手配約12分

イベント送迎バス・車両の手配｜台数の決め方と当日の運行段取り

「送迎バス、何台頼めばいいですか」——主催者にそう聞かれて、一度手が止まった経験はありませんか。

来場者の総数は分かっている。でも、それをそのまま台数に置き換えていいのか自信が持てない。多めに頼めば予算が膨らむし、足りなければ当日、駅前に人が残ってしまう。送迎は、外から見えにくいわりに、失敗が一番目立つ手配です。

この記事では、台数の出し方から発着地の押さえ方、運行指示書に書くこと、当日の動きまでを順番に整理します。難しい計算はありません。一緒に一つずつ埋めていきましょう。

結論：送迎の台数は「来場者の総数」ではなく「同じ時間帯に同時に動く人数（ピーク人数）」から決めます。①ピーク人数を出す → ②車種の実質定員（正席の8割目安）で割る → ③往復（ピストン）できるかで台数を調整、の3ステップです。あわせて、発着地の停車位置・乗降スペースを先に押さえること、運行指示書で時刻と経路を文字にして共有すること、当日は「積み残しを見る担当」を1人決めておくこと。この4点が揃っていれば、送迎で当日が止まることはかなり減らせます。なお有償で人を運ぶ車両の手配は、許可を持つ事業者へ発注するのが原則です。

まず、送迎は「総数」ではなく「ピーク人数」で決まる

送迎の台数を難しくしているのは、来場者が一日じゅう均等に来ないことです。

たとえば来場者200名の式典。ほとんどの人は開式の30〜60分前に集中して到着し、終演後は一斉に帰ります。この「かたまり」を運びきれるかどうかが、送迎の実体です。総数200名でも、自家用車で来る人・電車で来る人を引いたら、バスに乗るのは160名かもしれません。逆に、雨予報だと当日いきなりバス希望が増えることもあります。

だから最初に出すのは、次の2つの数字です。

そして、送迎で本当に怖いのは復路です。往路は「早めに来る人」「ぎりぎりに来る人」でばらけますが、帰りは全員が同時に動きます。往路の台数だけで組むと、帰りに長い列ができます。復路は往路より厳しい、と最初から思っておくと設計が楽になります。

台数の決め方：ピーク人数 ÷ 実質定員 ÷ 往復回数

送迎バスの台数を「ピーク人数」「実質定員」「往復回数」の3つから求める流れを示した概念図
総数ではなく、同時に動く人数から割り戻すと台数が決まる。

台数の考え方は、この式に落とせます。

必要台数 ＝ ピーク人数 ÷ 実質定員 ÷ その時間内にできる往復回数

順に見ていきます。

実質定員は「正席の8割」で見ておく

カタログ上の定員をそのまま使うと、当日きつくなります。荷物・上着・介助が必要な方・隣に人を座らせたくない層など、現実には座席が埋まりきりません。正席（補助席を除く座席）の8割を実質定員の目安にすると、大きく外れにくくなります。

車種ごとのおおよその席数は次のとおりですが、同じ「大型」でも車両によって席数は違います。必ず発注時に事業者へ実車の座席数を確認してください。

車種正席のおおよその目安実質定員の目安（正席の8割）
大型バス45席前後36名前後
中型バス27〜33席前後22〜26名前後
マイクロバス20〜28席前後16〜22名前後

補助席は「立ち上がって通路をふさぐ席」なので、荷物が多い案件や高齢の来場者が多い案件では、あてにしすぎないほうが安全です。

往復（ピストン）できるかを時間で確かめる

台数を減らせるかどうかは、1往復にかかる時間で決まります。

1往復の所要 ＝ 片道所要 × 2 ＋ 乗車時間 ＋ 降車時間 ＋ 余裕

乗降はそれぞれ5分程度みておくと現実的です。渋滞や踏切、会場前の待ち時間があるので、余裕も必ず足します。

計算例：バス利用160名／駅から会場まで片道20分

台数が5台から3台に減りました。ただし2便に分けるということは、先に着いた人が会場で60分近く待つということでもあります。開場前の待機スペース、飲み物、雨天時の屋根。そこまで用意できるかとセットで考えると、判断を誤りません。

そして復路。終演後160名が一斉に動くなら、3台では2便必要になり、最後の便に乗る人は50分待つことになります。ここは往路より台数を増やすか、「◯時発の便は満席です、次は◯時です」と最初から案内するか、どちらかを決めておきましょう。黙って待たせるのが、いちばん不満につながります。

発着地と停車位置を、車種が決まる前に押さえる

台数が見えたら、次は「どこに着けるか」です。ここが後回しになると、当日いちばん揉めます。

確認したいのは、次の5つです。

路上で乗降させる場合は、原則として所轄警察署の道路使用許可が必要です。申請の流れは道路使用許可の申請にまとめています。会場周辺の交通整理まで含めて考えるなら、来場者駐車場の運営と交通整理もあわせてどうぞ。

なお、実際にバスが入れるかどうかは、図面だけでは判断しきれません。可能なら下見のときに、バスの通り道と停車位置を自分の足で歩いてみてください。「曲がれると思っていた角が曲がれない」は、送迎で本当によくある詰まり方です。

発注先の選び方と、伝えるべきこと

貸切バスは、国の許可を受けた事業者（一般貸切旅客自動車運送事業者）が運行します。有償で人を運ぶには許可が必要なので、「レンタカーを借りてスタッフが運転する」といった形は、責任と保険の面でもおすすめできません。原則、許可を持つ事業者に発注してください。

事業者選びで見ておきたいところ:

見積を取るときは、次を漏れなく伝えると、後から金額が動きにくくなります。

貸切バスの運賃は、国が示す基準（公示運賃）に基づいて時間と距離から算出されるのが基本です。「他社より極端に安い」見積が出てきたときは、値引きを喜ぶ前に、何が含まれていないのかを一度確認しておくと安心です。

そしてもう一つ大事なのが、運転者の拘束時間です。運転者には拘束時間や連続運転時間の上限が定められています（自動車運転者の労働時間等の改善のための基準。2024年4月から改正基準が適用されています）。早朝出庫で夜遅くまで待機する案件、深夜に及ぶ復路などは、事業者側で運転者交代や2台体制が必要になることがあります。スケジュールが固まったら早めに共有し、成立するかを事業者と一緒に確認してください。これは費用にも直結します。

役員・来賓の送迎でハイヤーを使う場合も考え方は同じです。到着時刻と待機場所、車寄せへの進入順を先に決めておきます。来賓の受け入れ全体は来賓・VIPの席次とアテンドに整理しています。

運行指示書（配車表）で、時刻を文字にする

送迎のトラブルの多くは、「口頭で伝わっていたつもり」から起きます。1枚の運行指示書にして、事業者・添乗スタッフ・会場・主催者で同じ紙を見る状態を作りましょう。

書いておきたい項目:

とくに「集合時刻」と「出発時刻」を分けて書くのは効きます。集合5分前に来る人はいません。出発時刻の10分前を集合時刻として案内するだけで、当日の焦りがかなり減ります。

作った運行指示書は、当日のタイムテーブルにも反映して、進行側と時刻をそろえておきましょう。共有のしかたはタイムテーブルの共有にまとめています。

当日は「積み残しを見る人」を1人決めておく

当日、送迎で一番怖いのは、誰も気づかないまま人が残ることです。

遅延したときは、待っている人に状況を伝えることが何より効きます。「あと10分で着きます」と一言あれば、多くの人は待てます。無言の10分が一番つらいのは、自分が待つ側になったときを思い出せば分かるはずです。

雨天や交通規制で運行そのものを変える判断が要るときは、中断・再開の判断基準の考え方が使えます。誰が決めるかを、当日の前に決めておきましょう。

明日やること：送迎手配の第一歩

一度に全部決めなくて大丈夫です。今日は「バスに乗るのは何人か」を出すところまでで十分です。そこさえ決まれば、あとは順番に埋まっていきます。

送迎バス・車両手配チェックリスト

企画段階から当日まで、迷ったら上から潰していく用です。

台数を決める

場所を押さえる

発注する

当日に備える

よければ、こちらも

送迎が固まると、当日の入りと帰りが一本につながります。

最終便のバスを見送り、誰も残っていないロータリーで安心した表情を浮かべているイベント制作ディレクター

送迎は、うまくいっても誰にも気づかれない手配です。誰も駅前に残らず、誰も長く待たされず、当日が静かに流れた——その静けさをつくったのは、あなたが前もって数えた人数と時刻です。

台数の式も、運行指示書も、一度作れば次の案件から使い回せます。今日ピーク人数を1行書けたなら、送迎の設計はもう始まっています。