会場図とケータリング・什器・装飾の手配リストを机に広げ、搬入時間と電源位置を確認しながら発注内容を組み立てているイベント制作ディレクターの手元と横顔
協力会社・会場手配約11分

イベントのケータリング手配｜什器・装飾まで漏れなく段取りする手順

ケータリングを手配して当日を迎えたら、「テーブルは来たけど電源が足りない」「使ったあとのゴミは誰が持ち帰るんだっけ」と現場でバタついたこと、ありませんか。

飲食・什器・装飾の手配は、料理や机そのものを頼むだけでは終わりません。搬入の時間、電源や水まわり、置く場所と動線、そして終わったあとの原状回復まで、ぜんぶがひとつながりで動きます。だから「モノは頼んだのに周辺が抜ける」という漏れが起きやすい。これは段取りが下手だからではなく、飲食と会場のしつらえが、もともと"周辺の要素が多い"手配だからです。

この記事では、ケータリングを軸に、什器・装飾までを漏れなく手配するための考え方と段取りを、明日そのまま使えるかたちで一緒に整理していきます。むずかしいことはありません。「会場のルール」と「時間の流れ」に沿って並べていくだけです。

結論：飲食・什器・装飾の手配は、(1)会場規定（飲食可否・持込・火気・原状回復）を先に押さえる → (2)必要なモノを"料理・什器・装飾"の3系統で書き出す → (3)搬入〜提供〜撤収の時間軸に並べる → (4)電源・水・ゴミなどの周辺条件をぶら下げる、の順で組むと抜けにくくなります。いちばん漏れやすいのが電源・給排水・ゴミ処理・原状回復の4つ。まずは会場に「飲食できるか・持ち込めるか」を確認するところから始めれば大丈夫です。

※飲食の可否、火気の使用、持込の制限、ゴミの扱い、原状回復のルールは、会場・自治体・保健所の管轄で大きく異なります。本記事は一般的な段取りの一例です。最終的な可否と条件は、必ず会場規定・所轄官庁・発注先の見積でご確認ください。

手配は「頼んで終わり」ではなく、「当日その場で、無理なく出て、きれいに片づくまで」の段取りです。だからこそ、周辺条件まで拾えること自体が、当日を止めない準備につながります。

手配がバタつく一番の原因は「モノだけ頼んでしまう」こと

飲食・什器・装飾の手配でつまずく原因は、料理や机の選び方よりも、周辺条件の拾い漏れにあることがほとんどです。しかも漏れは、華やかな主役ではなく、地味な足回りで起きます。

たとえば、こんな抜け方です。

飲食も装飾も、「モノ1つに、周辺の段取りがぶら下がっている」のが普通です。主役だけを追いかけると、その足元にぶら下がっている電源・水・ゴミ・固定がまるごと落ちます。金額としては小さくても、抜けると当日その場で止まるので効いてきます。

まず押さえたいのは、モノは「品名」で頼むのではなく、「モノ＋周辺条件」のセットで手配するという感覚です。次の図のように、主役の下に周辺条件をぶら下げて一かたまりで置くと、抜けが見えやすくなります。

ケータリング台という主役の下に電源・給排水・ゴミ・原状回復が枝分かれしてぶら下がり、モノと周辺条件をセットで手配する様子を示した概念図
モノだけで頼まず、その下に周辺条件をぶら下げて「セット」で拾う。漏れは足元の段取りで起きる。

まず最初に：会場規定を先に押さえる

料理や装飾を選ぶ前に、会場に何が許されているかを先に確認します。ここを飛ばして手配を進めると、あとで「持込禁止だった」「火気は使えなかった」とやり直しになります。順番として、いちばん最初に置きましょう。

会場に確認したいのは、主に次の点です。

指定業者制の会場では、外部ケータリングが一切入れられないことも珍しくありません。ここを最初に確認しておけば、手配のスタート地点そのものが変わります。会場規定の確認手順は、あわせて会場規定（持込・原状回復・養生）の確認手順も参考にしてください。

漏れなく手配する4ステップ

会場のルールが分かったら、いよいよ中身を組みます。順番を決めると、ぐっと拾いやすくなります。

ステップ1：必要なモノを「料理・什器・装飾」の3系統で書き出す

いきなり全部を思い出そうとすると抜けます。先に3つの系統に分けて、系統ごとに書き出しましょう。

系統で区切ると、「料理は決めたのに、下げ膳のワゴンを忘れていた」といった系統またぎの漏れが見えやすくなります。

ステップ2：想定人数から数量を置く

数量は、想定人数 × 喫食率（実際に食べる割合）で置くのが基本です。立食やビュッフェは全員が一斉に取るわけではないので、主催者と「どれくらい食べる想定か」をすり合わせておくと、余りすぎ・足りなすぎを防げます。皿やグラスは一人が複数枚使う前提で、少し多めに見ておくと当日安心です。

ステップ3：搬入〜提供〜撤収の時間軸に並べる

モノがそろったら、時間の流れに並べ替えます。飲食は「いつ届いて、いつ出して、いつ下げるか」で段取りが決まります。

とくに飲食は、衛生と温度が絡みます。夏場の常温放置や、保温が切れた状態での長時間提供は避けたいところ。搬入から提供までの時間が空くなら、保冷・保温の段取りを一段厚めにしておくと安心です。

ステップ4：周辺条件（電源・水・ゴミ・原状回復）をぶら下げる

最後に、いちばん漏れやすい周辺条件を、各モノにぶら下げます。ここが山場です。

モノの例ぶら下がる周辺条件の例
保温・保冷機器、コーヒーサーバー電源（容量・位置）／延長コード／たこ足の可否
ドリンクバー、洗い物給水・排水／氷／バケツ・タオル
料理全般ゴミ袋・分別／生ゴミの一時置き／引き取り段取り
装飾・バックボード壁・床への固定方法／養生／原状回復
テーブル・装花会場図上の配置／来場者動線との干渉チェック

「モノだけで完結するものは、ほぼない」——この前提で足元を見ると、地味な漏れが拾えます。電源については、他の音響・照明機材と容量を取り合うこともあるので、電源容量チェックリストとあわせて全体で見ておくと安心です。

会場規定を押さえ、モノを3系統で書き出し、時間軸に並べ、周辺条件をぶら下げる4ステップの流れを示した横長の図
会場規定→3系統で書き出す→時間軸に並べる→周辺条件をぶら下げる。この順で拾うと抜けにくい。

発注する前に、もう一度だけ見たいポイント

段取りが組めたら、発注を確定する前に、次の3つだけ見直しておくと後の食い違いが減ります。

発注内容が固まったら、口頭でなく発注書・覚書に落として、数量・搬入時間・原状回復の分担を書き残しておくと、当日の「言った言わない」を防げます。書き方は発注書・覚書で手配トラブルを防ぐ書き方も参考にしてください。

ケータリング・什器・装飾 手配チェックリスト

手配を組むとき、または発注する前に確認したいことを並べます。数は多めですが、上から順に全部やる必要はありません。忙しいときは「まずここだけ」の2つで十分です。

まずここだけ（この2つは必須）

余裕があれば確認

※★の2つ（ゴミの扱いと衛生・温度管理）は、抜けると当日の運営や安全に直結しやすい実害項目です。「余裕があれば」の中でも優先して見ておくと安心です。

すべてを一度で満たせなくても大丈夫です。「まずここだけ」の会場規定と電源を押さえるだけでも、飲食まわりの大きなバタつきはぐっと減ります。案件を重ねながら、自分の現場に合った手配リストの雛形に育てていきましょう。

よければ、こちらも

飲食・什器・装飾の手配は、会場手配の一部です。会場のルール確認や下見、発注時の書き方とあわせて見ると、より抜けなく組めます。

準備の整った会場で、テーブルと装飾がきれいに並んだ様子を確認して穏やかに前を向くイベント制作ディレクターの表情

飲食・什器・装飾の手配は、周辺の段取りが多いぶん、漏れると当日その場で止まりやすい手配です。でも裏を返せば、会場のルールを先に押さえて、モノに周辺条件をぶら下げて拾うという単純な作業を丁寧にやれば、大きなバタつきは防げます。

「モノだけじゃなく、その足元の電源・水・ゴミまで見たかな」——そう一度立ち止まって考えられた時点で、あなたは当日を止めない準備を、もう始めています。

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