打ち合わせテーブルでクライアントの話をメモしながらヒアリングするイベント制作ディレクター
企画・提案約10分

イベントのオリエン確認項目リスト｜聞き漏らしを防ぐ20の質問

オリエンの帰り道に、「あれ、予算の上限って結局いくらだったっけ」と手帳をめくった経験はありませんか。

オリエン（与件ヒアリング）は、案件のいちばん最初にあって、いちばん影響が長く続く場面です。ここで聞き漏らした一項目が、企画書を作り直す原因になり、見積の前提を崩し、当日の段取りまで揺らします。逆に、最初の一回でしっかり要点を持ち帰れれば、その後の作業はずっと楽になります。

この記事では、オリエンで何を聞けば後の手戻りを防げるのかを、現場でそのまま使える質問リストにして一緒に整理していきます。たくさん質問することが目的ではありません。「これだけは外せない」を決めておくための備忘録として使ってください。

結論：オリエンで持ち帰るべきは、①目的（なぜやるのか）②来場者（誰に届けるのか）③成功の定義／KPI（何をもって成功とするか）④予算と日程⑤会場と制約⑥決裁と進め方の6つです。とくに「目的」と「成功の定義」を相手の言葉で引き出せると、企画も見積もブレません。全部を一度の打ち合わせで完璧に埋めなくて大丈夫。聞けなかったことは「持ち帰り」として後日確認すれば十分です。

※確認すべき項目は案件の規模や種類で変わります。本記事は一般的なヒアリングの型です。最終的な与件は、必ず主催者・クライアントの書面（オリエンシート・RFP等）でご確認ください。

オリエンは、相手を質問攻めにする場ではありません。相手がまだ言葉にできていない「本当にやりたいこと」を、一緒に見つけにいく時間です。だから、項目を埋めることだけに集中せず、「それはなぜですか」を一つ挟むだけで、持ち帰る企画の芯がぐっと太くなります。

まず、聞くことを「6つの箱」で持つ

オリエンで確認すべき項目を目的・来場者・成功の定義・予算日程・会場制約・決裁進行の6つの箱に分けて示した概念図
細かい質問の前に、この6つの箱を埋めるつもりで話を聞く。

打ち合わせで思いつくまま質問していくと、話があちこちに飛んで、終わってから「肝心のところを聞けていない」となりがちです。先に「持ち帰る箱」を6つ決めておき、その中身を埋めるつもりで聞くと、漏れに気づきやすくなります。

この6箱が頭に入っていれば、相手の話を聞きながら「これは目的、これは制約」と仕分けられます。まず箱を決める。中身は対話の中で埋めていけば大丈夫です。

最近は、この6箱に「配信があるか」という軸を一つ足して聞いておくと安心です。リアル開催だけなのか、オンライン配信もあるのか、両方のハイブリッドなのかで、会場（回線・カメラ位置）も人員も見積も大きく変わります。配信ありなら、来場者とは別に視聴者をどう扱うか（視聴者対応・コメント監視・オンライン登壇者がいるか）、視聴のチケット・申込・決済をどうするか、収録やアーカイブ公開が要るかまで、入口で一言確認しておくと後の手戻りが減ります。

「目的」と「成功の定義」は、相手の言葉で引き出す

オリエンでいちばん大事で、いちばん飛ばされやすいのが、この2つです。「集客イベントをやりたい」という依頼の裏には、必ず理由があります。新商品を知ってほしいのか、既存顧客との関係を深めたいのか、採用につなげたいのか。目的が違えば、同じ「集客イベント」でも作るものはまったく変わります。

だから、こう聞いてみます。

相手も、最初から明確な答えを持っているとは限りません。話しながら整理されていくことも多いので、急かさず、出てきた言葉をそのままメモします。「来場者数」「売上」「認知」「満足度」など、相手が口にした"測りたいもの"は、後でKPIに翻訳する材料になります。ここを相手の言葉で持ち帰れると、企画書の軸がぶれません。

数字の話が出たら、それも控えておきます。「去年は300人だった」「今年は新規を増やしたい」——こうした一言が、規模や演出の方向を決める手がかりになります。

予算・日程・会場は「決まっていること」と「これから」を分ける

予算・日程・会場について決定済みの条件とこれから決める条件を分けて確認することを示した図
「もう決まっていること」と「まだ動かせること」を分けて聞くと、提案の余地が見える。

予算・日程・会場は、案件の前提を固める三本柱です。聞くときのコツは、それぞれを「もう決まっていること」と「まだ動かせること」に分けることです。ここが曖昧なまま進むと、提案してから「予算が倍違った」「その日は会場が取れない」と前提が崩れます。

予算は特に、相手も言いにくいことがあります。「だいたいで構いません」「過去の同規模だとこのくらいでした」と幅で聞くと答えやすくなります。金額の上限が見えないまま企画すると、豪華すぎて没になるか、削りすぎて物足りなくなるか、どちらかになりがちです。早めにレンジだけでも掴んでおくと、提案の精度が上がります。

決裁と進め方を聞くと、後半の混乱が減る

意外と見落とされるのが、「誰が、どう決めるのか」です。目の前の担当者が決裁者とは限りません。提案を持ち帰った先に上司や役員がいて、そこで方針が変わることはよくあります。最初にここを押さえておくと、後半の「やっぱり振り出しに」を減らせます。

これは詰問ではなく、「スムーズに進めるための確認」として聞けば自然です。「ご報告はどのくらいの頻度がご都合よいですか」「最終的なご判断は、◯◯様にご確認いただく形でしょうか」——この一手間で、進行中のすれ違いが目に見えて減ります。

明日やること：オリエン前に「聞くことリスト」を1枚用意する

オリエンの質は、その場の頑張りより事前の準備で決まります。明日できる準備は、これだけで十分です。

  1. 質問リストを1枚にまとめる：下のチェックリストを印刷するか、自分の様式に整える。手元にあるだけで聞き漏らしが減ります。
  2. 相手の業界・前回実績を軽く調べる：分かる範囲で背景を入れておくと、的を射た質問ができ、信頼にもつながります。
  3. メモの取り方を決める：6つの箱を見出しにしたメモ用紙を用意すると、その場で仕分けながら書けます。
  4. 「持ち帰り」欄を作っておく：その場で答えが出ない項目を書き留める欄を用意し、後日確認する前提にしておく。
  5. オリエンシートをもらえるか確認する：相手が用意していれば、それを土台に不足分だけ聞けば効率的です。

準備物がそろっていれば、当日は相手の話を聞くことに集中できます。即答できない項目は「持ち帰り」と書いて後で確認すれば大丈夫。一度で全部を聞き切ろうと気負わなくて構いません。

オリエン確認項目チェックリスト（外せない20の質問）

打ち合わせに持っていって、その場で潰していくための一覧です。すべてを一度で埋められなくても構いません。

目的・背景

来場者

成功の定義・KPI

予算

日程

会場・制約

決裁・進め方

埋まらなかった項目は「持ち帰り」として、後日メールなどで確認すれば大丈夫です。一度で完璧を目指さず、案件を重ねながら、自分の現場に合った様式に育てていきましょう。

よければ、こちらも

オリエンで持ち帰った与件は、企画書・見積・進行のすべての土台になります。ここが固まると、その先の作業がぐっと組みやすくなります。

オリエンを終え、メモを手に企画の方向性を思い描きながら前向きな表情の制作ディレクター

オリエンは、案件の不安を最初にまとめて受け止める時間です。最初から全部を完璧に聞き出せなくて構いません。目的と成功の定義を相手の言葉で持ち帰り、予算・日程・会場の前提を分け、決裁の流れを確かめる。その一枚のメモが、この先の企画と見積を確実に楽にしてくれます。

聞き漏らしに気づいて「もう一度確認しよう」と思えた時点で、あなたはもう、手戻りのない企画づくりを始めています。

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