本番中のイベント会場の本部ブースで、インカムをつけた制作ディレクターがタブレットの進行表を確認しながら、駆け寄ってきたスタッフの相談に落ち着いて応じている
進行管理・香盤約13分

イベント本番の指示系統の決め方｜誰が何を決めるかを1枚の判断表に

本番が始まって40分。受付からは「来賓が予定より早く着きました」、物販からは「お釣りの千円札が足りません」、ステージ袖からは「次の登壇者がまだ楽屋です」。インカムの向こうで3人が同時にあなたを呼んでいて、その横では主催者の担当者が「さっきの映像、もう一回流せませんか」と袖を引いている。

全部に答えようとして、全部が少しずつ遅れる。そんな本番、ありませんか。

これは、あなたの段取りが悪いからではありません。判断が全部ひとりに集まる形のまま本番を迎えているだけです。経験を積んだディレクターほど、なんでも即答できてしまうぶん、この形になりやすい。そして本番の日は、その「即答できる人」がいちばん忙しい日でもあります。

この記事では、本番中の判断を「誰が・どこまで・何を決めるか」に分けて、1枚の判断表と代行順位にまとめる手順を整理します。インカムの使い方や緊急時の中断判断とは別に、その手前にある指示系統そのものの設計の話です。

結論：本番中の判断は、①現場で即決していいこと／②本部（統括）が決めること／③主催者に上げて決めてもらうことの3段に分けておくと、ほとんど詰まらなくなります。そのうえで、指示は「統括→各セクションリーダー→スタッフ」の1本線で流し、統括が持ち場を離れるときの代行順位と、主催者側で当日その場で決められる人（当日決裁者）を本番前に決めておく。この4つを1枚の「判断表」にして、朝礼で読み合わせれば準備は十分です。

※本記事は一般的な実務の整理です。安全・避難に関わる判断の権限は、会場の規定や消防計画、所轄の指導が優先します。案件ごとに会場・主催者と確認して決めてください。

何が起きているのか：判断が「人」に集まり、「表」になっていない

本番中に現場が止まるとき、原因はたいてい次のどれかです。

どれも能力の問題ではなく、本番前に「判断の置き場所」を言葉にしていないことから起きています。逆に言えば、置き場所を決めるだけで、ほとんどは防げます。

判断を3段に分ける

本番中の判断を3段の階段で示した図。いちばん下の段に腕章をつけた現場スタッフ、真ん中の段にインカムをつけた本部の統括、いちばん上の段にスーツ姿の主催者が立っている
判断は「現場で即決」「本部が決める」「主催者に上げる」の3段に置き場所を決めておく。上の段ほど数は少なく、影響は大きい。

まずは本番中に起きそうな判断を、重さで3段に分けます。目安はこうです。

段誰が決めるどんな判断か例
① 現場で即決各セクションのリーダー（受付・誘導・物販・ステージ袖など）持ち場の中で完結し、あとから戻せること列の折り返し位置を変える／備品を予備に差し替える／待機列に案内を追加する
② 本部が決める統括（制作ディレクター）複数の持ち場にまたがる、時間や人を動かす、費用が少し動く5分押しの吸収方法／スタッフの持ち場替え／予定外の機材追加の手配
③ 主催者へ主催者の当日決裁者（統括が相談して決める）プログラムの中身・対外的な約束・まとまった費用に触れる登壇を1本落とす／終了時刻を延ばす／来場者への告知内容を変える

分けるときのコツは、「あとから戻せるか」と「誰に影響が出るか」で見ることです。持ち場の中で戻せることは①、他の持ち場や時間に波及することは②、主催者が来場者や登壇者に約束したことに触れるなら③。迷ったら一段上に置いておけば大丈夫です。

そしてもうひとつ、安全のための「止める」は段に関係なく誰でも言っていい、と表の外側に書き添えておきます。止めたあとどうするか（再開・避難・打ち切り）は②③の判断になりますが、止める一言そのものはスタッフ全員に渡しておく。この考え方は イベント中断・再開の判断基準 に詳しくまとめています。

①を広めに取ると、本部が静かになる

意外に効くのが、①の範囲を少し広めに渡すことです。「受付の列が20人を超えたら、受付リーダーの判断で2レーン目を開けていい」のように、条件つきで任せておく。

スタッフに任せるのは不安かもしれません。でも、本部に聞きに来る往復のあいだに列はもっと伸びます。決めてよい範囲と条件を先に渡しておくほうが、結果的に統括の手元に残る判断が減り、本当に大事な②③に集中できます。任せたことは、あとで「どうだった？」と聞けば十分です。

指示は1本線で流す

判断の置き場所が決まったら、次は指示の流れです。基本は「統括 → セクションリーダー → スタッフ」の1本線。統括が個々のスタッフに直接指示を出すのは、緊急時だけにします。

インカムのチャンネル構成やコールの型は、この1本線に合わせて組むと迷いません（→ インカム運用とコールの基本ルール）。

統括が離れるときの「代行順位」を決めておく

本番の日、統括は意外と本部にいません。来賓のお出迎え、主催者との立ち話、トラブル現場の確認。その10分のあいだに②の判断が来たら、誰が決めるのか。

ここは名前で、順番まで決めておきます。

  1. 統括（制作ディレクター）：◯◯
  2. 第1代行：◯◯（例：進行担当、本部に常駐する人）
  3. 第2代行：◯◯（例：運営リーダー、会場全体を見ている人）

あわせて決めておきたいのは次の2つです。

本部に必ずひとり、インカムを聞き続ける人を置くことも忘れずに。代行順位があっても、呼ばれていることに誰も気づかなければ始まりません。

主催者側の「当日決裁者」を本番前に確認する

③の判断は、主催者に決めてもらう必要があります。ここで詰まりやすいのが、主催者の窓口担当と、当日その場で決められる人が別というケースです。

窓口のご担当者は、普段のやりとりの相手ではあっても、「登壇を1本落とす」「終了を10分延ばす」を即決できる立場とは限りません。決裁者が会場の別フロアや、そもそも会場外にいることもあります。

本番前の最終打ち合わせで、次の3点だけ確認しておきましょう。

聞きにくいと感じるかもしれませんが、「当日、迅速にご相談したいので」と目的を添えれば、たいてい快く教えてもらえます。主催者にとっても、本番中に担当者が右往左往しないことは安心材料です。

1枚の「判断表」にまとめる

ここまで決めたことを、A4・1枚にまとめます。香盤表やスタッフ配置表の別紙として付けておくと、当日すぐ見られます。

判断表に載せるもの

作った判断表は、朝礼で読み合わせます。とくに「①はリーダーが決めていい」「代行は◯◯さん」の2つは、声に出して全員に伝えるのがいちばん効きます（→ 当日朝礼の進め方）。スタッフ配置表と並べて渡すと、「自分は誰に聞けばいいか」が一目で分かります（→ 当日スタッフ配置表の作り方）。

本番中に下した判断は、短く残す

②③の判断は、本部で一行ずつメモしておきます。「14:20 物販つり銭補充、本部から追加」「15:05 歓談5分短縮、主催◯◯様了承」くらいで十分です。

あとから精算や振り返り、主催者への報告で「あのとき誰が何を決めたか」を確認するとき、このメモがあなたを守ってくれます（→ 当日トラブルの初動と記録の残し方）。

明日やること：3ステップ

  1. 次の案件で本番中に起きそうな判断を10個書き出し、①現場で即決／②本部／③主催者へ、の3段に振り分ける。
  2. 代行順位を名前で2人決め、本人に「当日、私が離れたら決めてください」と伝える。
  3. 最終打ち合わせの議題に「主催者の当日決裁者の確認」を1行足す。

いきなり完璧な体制図を作らなくて大丈夫です。今日は10個書き出して、3つに分けるところまでで十分です。

本番の指示系統チェックリスト

まずはここだけ。最低ライン（必須4）

余裕が出てきたら詰めたい残り：

全部そろわなくても大丈夫です。必須の4つが決まっていれば、「誰に聞けばいいですか」で現場が止まる時間は、ぐっと短くなります。

指示系統を決めるのは、あなたが全部を背負わないためです。決めてよいことを渡し、代わりに決める人を決め、主催者に上げる道をつくっておく。そうすれば本番中のあなたの手元には、本当にあなたにしか決められないことだけが残ります。それは手を抜くことではなく、チーム全体で本番を支える形に変えることです。まずは判断を10個、書き出すところから始めてみましょう。

本番が無事に終わった会場の本部ブースで、制作ディレクターとセクションリーダーたちが輪になり、ほっとした笑顔で労い合っている
判断を渡しておくと、本番中のあなたには「あなたにしか決められないこと」だけが残る。

よければ、こちらも

指示系統は、香盤・配置表・インカム・中断判断とひとつづきです。あわせて整えておくと、本番の判断がぐっと軽くなります。

関連用語

本記事はイベント本番中の指示系統・意思決定ラインの決め方についての一般的な実務ノウハウの整理です。判断の3段の分け方や例、代行順位の置き方は説明のための一例で、標準の型を示すものではありません。安全・避難に関わる判断や権限は、会場の規定・消防計画・所轄の指導が優先します。実際の体制は案件ごとに会場・主催者と確認のうえ決めてください。