夜のオフィスの机で、進行表の「確認待ち」の行を見ながらメールの返信を待っているイベント制作ディレクター
進行管理・香盤約17分

クライアント確認待ちで止めない進行管理｜締切設計とリマインドの型

「そこは先方確認待ちです」

進捗会議でそう言ったのが、先週の火曜。今日はもう次の週の火曜で、まだ返事はありません。看板のデザインも、当日の登壇者の並びも、この一件が決まらないと動かせない。催促のメールを打ちかけて、「先週も送ったしな」と指が止まる。

そのあいだにも、施工会社からは「入稿はいつ頃になりますか」と聞かれています。まだ何も返せない。悪いのは自分ではないはずなのに、なぜか自分が謝っている——。

この状態、ディレクターをやっていれば必ず通ります。そして先に言っておきたいのは、確認が返ってこないのは、あなたの押しが弱いからではないということです。返ってこないのには、たいてい相手側の構造的な理由があります。だから、押す強さを上げるのではなく、返ってきやすい形で渡すほうが早く動きます。

結論：確認待ちで止めないために、次の3つを変えます。
① 「確認待ち」を工程に置かない——工程表に置くのは「回答期限」です。その期限は本番日からではなく、発注日から逆算して決めます。
② 相手が考えなくても答えられる形で聞く——「どうしますか」ではなく、A案／B案＋おすすめの選択式にします。判断ではなく、選ぶだけの状態にして渡します。
③ リマインドを催促にしない——依頼の時点で「いつ、何回お声がけするか」を先に宣言し、未回答のままだと何が起きるかを毎回そえます。沈黙を、こちらの一方的な判断で進めないための予告でもあります。

※社内の決裁ルールや契約上の合意方法は、会社や案件によって異なります。本記事は進行管理の一般的な組み立て方の整理です。契約・費用に関わる決定は、必ず書面と社内規程にもとづいて進めてください。

なぜ、確認は返ってこないのか

まず、ここを言葉にしておくと、少し気持ちが軽くなります。返事が来ない理由は、たいてい「後回しにされている」ではありません。

1. その人ひとりでは決められない

窓口の担当者は、社内でいちばん動いてくれている人です。でも、看板に載せる文言ひとつでも、部長の確認、広報のチェック、役員の目通しと、社内を回っていることがあります。返事が止まっているのは、相手の机の上ではなく、その先かもしれません。

2. 判断する材料が足りていない

「A案とB案、どちらがよろしいでしょうか」と聞かれても、値段が違うのか、いつまでなら変えられるのか、変えたら何が犠牲になるのかが分からないと、決められません。材料が足りない質問は、返信ではなく保留になります。

3. 決めた責任が、決めた人に残る

イベントの決定は、後から「なんでこうなったの」と聞かれる種類の決定です。特に費用が動くもの、社名や人名が出るもの、上の方が登壇するもの。慎重になるのは自然なことで、相手が怠けているわけではありません。

4. 単純に、埋もれている

一日に何十通も来るメールの中で、こちらの依頼は1通です。件名が「【イベント】ご確認のお願い」だけだと、あとで見ようと思われた瞬間に沈みます。

——ここまで並べてみると分かりますが、どれも「もっと強く催促する」では解けません。解けるのは、期限の決め方と、渡し方です。

回答期限は「本番」ではなく「発注」から逆算する

いちばん多いつまずきは、回答期限を本番日から見て決めてしまうことです。「本番まであと1か月あるから、来週までに返事をもらえれば大丈夫だろう」。この見立てが、あとで効いてきます。

実際に効くのは本番日ではありません。その決定がないと動かせない発注の日です。

本番から発注、回答期限へと右から左へ逆算して回答期限を置くことを示した工程表の概念図
回答期限は本番から数えるのではなく、動かせない発注日から逆算して置く。

たとえば、ステージ後方の大型看板（バックボード）の掲出内容を確認してもらう場合。本番から順に、右から左へ戻してみます。

日付そこで起きること動かせなさ
10/10（土）本番動かせない
10/9（金）会場搬入・設営（現場に看板が要る）会場の使用時間で固定
10/8（木）会場または倉庫に納品施工会社の段取りで固定
10/1（木）入稿（ここから製作に5営業日）製作会社のリードタイム
9/28（月）掲出内容の確定（ここから修正のやりとりに3営業日）デザイン会社の作業
9/18（金）確認依頼を出す（先方の社内決裁に5営業日＋余白2営業日）ここは自分で動かせる

見てほしいのは最後の行です。本番の10/10から見れば、9/18はまだ3週間以上前。感覚では「まだ余裕がある」時期です。でも逆算すると、そこが依頼を出すぎりぎりの日になります。

さらにこの例には、もうひとつ落とし穴があります。9月は連休が挟まる年が多いということです。暦の上では9/18から9/28まで10日ありますが、連休をまたぐと実働は3営業日ほどしかありません。カレンダー上の日数で数えると、ここで丸々1週間ぶんを取り違えます。

だから、逆算するときは次の順でやります。

  1. 動かせない日をまず置く（本番、搬入、会場の使用開始時刻）
  2. 各社のリードタイムを、営業日で聞いて置く（「何日くらい？」ではなく「何営業日ですか」と聞く）
  3. 先方の社内決裁の日数を、営業日で見込む（分からなければ窓口の方に「社内のご確認はどのくらいお時間がかかりそうですか」と聞いてしまう）
  4. 祝日・連休・年末年始・お盆をカレンダーで数える（祝日は年によって動くので、その年のカレンダーで数える）
  5. 余白を2営業日入れる（修正がもう1往復した場合の保険）

このうち、3を聞いてしまうのがいちばん効きます。「御社の社内確認は、だいたい何営業日くらい見ておけばよろしいでしょうか」。この一言を最初の打ち合わせで聞いておくと、以降のすべての期限が現実的になります。聞かれて嫌がられることは、まずありません。むしろ、こちらの段取りの丁寧さとして伝わります。

工程全体の組み方は逆算工程表（制作スケジュール）の作り方に、設営側の作業が重なる部分は仕込みスケジュールの作り方と作業輻輳の避け方にまとめています。

「どうしますか」で聞かない

期限を決めたら、次は渡し方です。ここは、明日からすぐ変えられます。

返ってこない依頼には、共通点があります。相手に考えさせていることです。

返ってきにくい聞き方

看板のデザインについて、A案とB案を添付しました。ご確認のうえ、ご意見をいただけますでしょうか。

これを受け取った側は、開いて、比べて、社内に相談して、理由を考えて、文章にする——という仕事を渡されています。忙しい人の机の上では、この仕事は後ろに回ります。

返ってきやすい聞き方

看板のデザイン、A案とB案をお送りします。

- A案：文字を大きく、遠くの席からも読める。写真は小さくなります。
- B案：写真を大きく使い、当日の雰囲気が伝わる。文字は近くの席向けです。

会場が横長で後方席からの距離があるため、制作側としてはA案をおすすめします。

9/28（月）までに「A案で」または「B案で」とだけご返信いただければ、そのまま進行できます。
ご意見・修正のご希望がある場合も、この日までにいただけますと、10/9の設営に間に合います。

違いは3つです。

おすすめを言うのは、押しつけではありません。 相手は会場の見え方までは分かりません。プロとして見えていることを渡すのが、こちらの仕事です。もちろん、決めるのは相手です。

なお、選択肢は2つ、多くても3つにします。4つ以上並べると、比べる仕事がまた発生して、保留に戻ります。

確認待ちを「1枚」にする

案件が動き出すと、確認待ちは1件では済みません。看板の文言、登壇者の並び、ケータリングの品数、名札の肩書き、写真の使用可否——気づけば10件以上が同時に浮いています。

これを頭の中で管理すると、必ずどれかが落ちます。1枚の表にして、打ち合わせのたびに同じ表を出すのがいちばん確実です。

項目決めること決める人回答期限未回答なら状態
看板デザインA案／B案先方・広報部9/28A案で進行依頼済（9/18）
登壇者の並び5名の登壇順先方・事務局10/1前回と同じ順未依頼
ケータリング品数（80食／100食）先方・総務部9/3080食で確定回答済（9/24）
写真の使用可否事後の広報利用の可否先方・法務10/2利用しない前提依頼済（9/22）

この表でいちばん大事な列は「未回答なら」です。ここが空欄だと、期限を過ぎた瞬間に案件が止まります。埋まっていれば、期限を過ぎても進行は止まりません。

そして、この列は相手にも見せます。隠して使うものではありません。「ご回答がない場合はA案で進めます」と事前に伝えてあるからこそ、期限後に進められます。

この表は、定例の制作会議（段取り会議）にそのまま持ち込めます。毎回この1枚を開いて、「状態」の列だけ更新していく。関係者への配り方は当日タイムテーブルの共有の考え方がそのまま使えます。

リマインドの型（催促に見えない出し方）

リマインドがつらいのは、「催促している自分」が嫌になるからだと思います。だから、催促ではなく共有にすると、送るのがずっと楽になります。

型は、これだけです。

① 依頼するとき（1通目）に、リマインドを予告する

恐れ入りますが、この件は9/28（月）が回答の期限となります。
9/24（木）と9/28（月）の朝に、確認のご連絡を差し上げます。行き違いになりましたらご容赦ください。

先に宣言しておくと、2通目・3通目が「催促」ではなく「予告どおりの連絡」になります。相手にとっても、忘れていた場合の逃げ道になります。

② 期限の数営業日前（2通目）

【9/28期限】看板デザインA案／B案のご選択について

先日お送りした看板デザインの件、9/28（月）が回答の期限です。
「A案で」または「B案で」の一言で結構です。
ご不明な点があれば、お電話でもご説明します（担当：◯◯／090-xxxx-xxxx）。

件名に期限の日付を入れるのがポイントです。埋もれても、検索と一覧で見つかります。

③ 期限当日の朝（3通目）

本日9/28（月）が、看板デザインの回答期限です。
本日中にご返信がない場合は、設営日程を守るため、おすすめしていたA案で入稿の準備を進めます。
A案以外をご希望の場合は、本日中にご一報ください。

ここで初めて「未回答なら」を明示します。脅しの文面にはしません。 主語は「守るため」であって、「困るので」ではありません。目的が相手の利益（当日が成立すること）であることが伝われば、角は立ちません。

④ 期限を過ぎたとき（4通目）

9/28（月）の期限を過ぎましたので、ご案内のとおりA案で入稿の準備に入ります。
10/1（木）の入稿までであれば、まだ変更を受けられます。それ以降の変更は、製作費の追加が発生する場合があります。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

最後の変更可能日を伝えるのが、この4通目の役割です。「もう無理です」と閉じるのではなく、「ここまでなら間に合います」と開いておく。実際、この一言で慌てて返事が来ることが多いです。

費用が動く変更の線引きは仕様変更・追加発注の費用精算に整理しています。

リマインドの回数は、3回まででいいと思います。それ以上は、メールの問題ではなく、相手側で何かが詰まっているサインです。次の話に進みます。

それでも返ってこないときに、やること

3回送っても返事がない。このとき、こちらでできることは3つです。

1. 経路を変える

メールで止まっているものは、メールでは動きません。電話を1本入れるか、打ち合わせの場で口頭で確認します。「メールでお送りした件、社内のご確認はいかがでしょうか。もし止まっているところがあれば、こちらから資料を追加でお出しします」。

責めるのではなく、こちらが引き取れる仕事はないかを聞くのがコツです。多くの場合、相手も「返さなきゃ」と思いながら止まっています。

2. 相手の社内の詰まりを、こちらの仕事にする

「役員会が来週なので、それまで決まらない」と分かったなら、それは催促する話ではなく、工程を組み直す話です。

進行が遅れているのではなく、前提が変わった——そう捉え直せると、こちらの動きが変わります。

3. 沈黙を「合意」にはしない

ここは、ていねいにやっておきたいところです。

未回答のまま進めた決定は、後から「そんな話は聞いていない」になる可能性があります。だから、進めたこと自体を必ず記録に残します。

口頭だけの了解は、時間が経つと形が変わります。これは相手が不誠実だからではなく、人の記憶がそういうものだからです。書いて送る。それだけで、後の自分が助かります。

発注に関わる合意の残し方は発注書・覚書で手配トラブルを防ぐ書き方に、当日の記録の残し方はトラブル初動と記録の残し方にまとめています。

明日やること：確認待ちを15分で棚卸しする

大きく仕組みを変えなくて大丈夫です。明日、15分だけ取ってみてください。

1. いま浮いている確認事項を、全部書き出す（5分）

メールの送信済みフォルダを見ながら、返事待ちのものを箇条書きにします。頭の中にあるものも足します。だいたい、思っていたより多いはずです。

2. それぞれに「発注日」を書く（5分）

その決定がないと動かせない発注は何日か。分からないものは、明日、協力会社に「何営業日かかりますか」と聞きます。

3. いちばん発注日が近い1件だけ、選択式にして送り直す（5分）

全部やらなくていいです。いちばん火が近い1件だけ、A案／B案＋おすすめ＋期限の形にして送り直します。

これで十分です。残りは明後日でも間に合います。

確認待ちチェックリスト

期限の決め方

依頼のしかた

未回答への備え

記録

最後に

確認待ちがつらいのは、自分では何もできない時間だからだと思います。手は空いているのに、進められない。その間も本番は近づいてくる。他の仕事が手につかないまま、受信箱を開いては閉じている。

でも、この記事でやってきたことを並べてみると、実は待っている時間にできることのほうが多いと気づきます。発注日を確かめる。リードタイムを聞く。選択肢を1行に要約する。未回答のときの進め方を決めておく。代替案を1つ持つ。どれも、相手の返事がなくてもできることです。

確認が返ってこないのは、あなたが軽く見られているからではありません。 相手の会社の中にも、決裁があり、責任があり、忙しい人がいます。そこを見越して段取りを組めるのが、ディレクターという仕事の腕の見せどころだと思います。

そして、返事を待ちながら次の手を用意していたことは、たぶん誰にも気づかれません。当日、看板がちゃんと立っていて、登壇者が正しい順番で並んでいる。それだけが残ります。気づかれないところで案件を止めなかったのは、受信箱を開いては閉じていた、あの夜のあなたです。

もし今、返事が来ていない件が頭にあるなら——今日はまず、その1件の発注日だけ調べてみませんか。期限が見えると、待つのが少しだけ楽になります。

明るいオフィスで、返信が届いた画面を見ながら同僚と軽く言葉を交わしているイベント制作ディレクター

よければ、こちらも

確認待ちは、工程・発注・費用のどこかと必ずつながっています。前後とあわせて見ると、止まる場所が減ります。

関連用語

本記事は一般的な進行管理の実務ノウハウの整理です。社内の決裁ルール、契約上の合意方法、変更に伴う費用の扱いは、会社・案件・契約内容によって異なります。記載した営業日数はあくまで一例であり、協力会社や時期によって変わります。未回答のまま進行する運用を採る場合は、事前の合意と記録を必ず残し、契約・費用に関わる決定は書面と社内規程にもとづいてご判断ください。