オフィスの机で、イベント制作ディレクターが壁掛けの大きな月間カレンダーの前に立ち、いくつかの日付に付箋を貼りながら候補日を考えている
企画・提案約13分

イベントの開催時期・曜日・時間帯の決め方｜日程設計の手順

「日程はお任せします。秋のどこかで」。そう言われて候補日を出し、会場も押さえた。ところが告知を始めたころに、同じ日に近くのスタジアムで大きな試合があると分かる。駅は混み、周辺のホテルも取りにくい。あるいは、来てほしい人たちにとって、その曜日そのものが来にくい日だった——。そんな経験、ありませんか。

これは、あなたの確認が甘かったからではありません。開催日は、企画の中でいちばん最初に決めなければならないのに、判断の材料がいちばんそろっていない段階で決めるものです。会場の空きに合わせて先に決まり、ほかの条件はあとから見つかる。どの制作現場でも起きやすい順番です。

この記事では、イベントの開催時期・曜日・時間帯を、勘ではなく「条件を順に重ねていく作業」として、一緒に整理していきます。

結論：開催日は、4つの条件をこの順番で重ねて決めます。①動かせない日（主催者側の事情）→ ②来場者の都合（来てほしい人の生活リズム）→ ③周りの予定（同じ時期・同じ地域の重なり）→ ④制作の条件（会場・準備期間・協力会社）。そのうえで候補日を2〜3つに絞り、比較表で主催者に選んでもらう。時間帯は「来られる時刻」と「帰れる時刻」の両方から決めます。

※祝日・学校の長期休み・周辺の催しの日程は年ごとに変わります。本記事は一般的な考え方の整理です。最新の日程は、内閣府の「国民の祝日」のページや自治体・各施設の公式情報で、その年のものをご確認ください。

なぜ日程は「あとから困る」ことになりやすいのか

日程で困るのには、たいてい理由があります。

どれも、忙しい案件ほど起きることです。だから「もっと早く気づけば」と自分を責めるより、日程を決める前に見る順番を、1回だけ決めておくほうが、次からずっと楽になります。

日程は4つの条件を順番に重ねて決める

日程を決める4つの条件を、4つの場面を横に並べて示した概念図
動かせない日から順に条件を重ねると、残った日が「選んでいい候補日」になる。

いきなり「何日がいいか」を考えるのではなく、条件を1つずつ重ねて、選べない日を消していくイメージです。残った日が、安心して提案できる候補日になります。

①動かせない日：主催者側の事情を最初に聞く

まず、主催者の側で動かせない日・避けたい日をはっきりさせます。ここがあとから出てくると、ほかの検討がすべてやり直しになります。

オリエンで聞き漏らしやすいところなので、確認項目に入れておくと安心です（オリエンの確認項目リスト）。

②来場者の都合：来てほしい人の生活リズムから考える

次に、来てほしい人が、その日その時間に動けるかを考えます。ここが日程のいちばんの軸です。企画のターゲット（コンセプトをKPIに翻訳する手順）を思い浮かべながら、ざっくり次のように当てはめてみます。

来てほしい人来やすい曜日・時間帯の考え方気をつけたいこと
企業の担当者（BtoBの展示会・セミナー）平日の日中が中心週のはじめ・月末・期末は社内の予定が詰まりやすい。業界の大きな展示会と重ねない
家族連れ土日祝の午前〜午後の早い時間食事や昼寝の時間、帰りの時間を考える。学校行事や地域の運動会と重ならないか
働いている個人（趣味・学び系）平日の夜、または休日平日夜は、仕事帰りに間に合う開始時刻かどうか
学生授業のない日・長期休み試験期間は避ける。長期休みの時期は学校によって違う
地域の住民休日。地域の行事の予定しだい祭りや町内の行事、地域の清掃日などを自治会や自治体の情報で確認

これはあくまで出発点です。いちばん確かなのは、来てほしい人に近い人に聞くこと。主催者の営業担当に「お客さまが来やすいのはいつ頃ですか」と一言聞くだけでも、答えはかなり絞れます。過去に同じ主催者のイベントがあれば、そのときのアンケートや申込の時間帯も、よい手がかりになります（来場者アンケートの設計）。

③周りの予定：同じ時期・同じ地域の重なりを調べる

3つ目は、こちらからは見えにくい「周りの予定」です。重なると、来場者の取り合いになるだけでなく、交通や宿泊、周辺の道路にも影響が出ます。

全部を完璧に調べきる必要はありません。候補日ごとに「その日、近くで何があるか」を1行ずつ書き出すだけでも、見落としはぐっと減ります。

④制作の条件：会場・準備期間・協力会社で最後に絞る

最後に、制作側の条件で、実際に形にできる日かどうかを確かめます。

時間帯は「来られる時刻」と「帰れる時刻」から決める

日にちが決まったら、次は時間帯です。ここは、開始の時刻と終わりの時刻を、別々に考えると決めやすくなります。

開始の時刻は「無理なく着ける時刻」から

終わりの時刻は「無理なく帰れる時刻」から

終わりの時刻から逆に、撤収が会場の退館時刻に間に合うかも、ここで一度確かめておきます（撤収の安全管理）。

候補日は2〜3つに絞って、比較表で選んでもらう

条件を重ねたら、候補日を2〜3つに絞り、比べられる形で主催者に見せます。「どの日がいいですか」とだけ聞くより、判断の材料がそろっているぶん、主催者も落ち着いて選べます。

【開催日 候補比較】

              候補A：○月○日（土）   候補B：○月○日（日）   候補C：○月○日（金）
動かせない日   ○ 役員の登壇OK        △ 役員は午後のみ        ○ 役員の登壇OK
来場者の都合   ○ 家族連れが来やすい   ○ 家族連れが来やすい    △ 平日のため夕方以降
周りの予定     △ 近くでスポーツの試合  ○ 大きな催しなし        ○ 大きな催しなし
制作の条件     ○ 前日仕込み可         △ 前日は別の催しで仕込み短め  ○ 前日仕込み可
メモ           駅の混雑に案内を追加   仕込みの人員を厚めに     告知は平日夜向けに

おすすめ：候補B（理由：来場者の都合と周りの予定がそろう。仕込みの短さは人員で補える）

ポイントは、○×だけで終わらせず「△をどうすれば補えるか」をメモに書いておくことです。どの日も完璧ではありません。「この弱いところは、こうやって補います」まで添えると、主催者は安心して決められますし、選ばれたあとの段取りもそのまま動き出せます。おすすめの1つと、その理由も一言添えておきましょう。コンペの提案なら、この比較表がそのまま「きちんと考えている」ことの証になります（コンペ提案のスケジュール提示）。

明日やること：3ステップ

いま動いている案件でも、次の提案でも、この順で1つずつで大丈夫です。

  1. 主催者に「動かせない日・避けたい日」を1通だけ聞く（「候補日を絞る前に、外せないご予定だけ教えてください」と添えると、お願いしやすくなります）
  2. 候補日ごとに「その日、近くで何があるか」を1行ずつ書き出す（会場の担当者に聞くのが早道です。15分で終わります）
  3. 上の比較表を、自社のフォルダにひな形として保存する（次の案件から、埋めるだけになります）

とくに1つ目は、メール1通で効きます。動かせない日が最初に分かるだけで、あとの検討がやり直しにならずに済みます。

開催日程を決める チェックリスト

①動かせない日

②来場者の都合

③周りの予定

④制作の条件

時間帯と提案

よければ、こちらも

日程は、企画から当日の段取りまで、すべての起点になります。前後とあわせて見ると、抜けが減ります。

晴れた開催日の朝、会場の入口に来場者が続々と集まってくる様子を、イベント制作ディレクターがほっとした笑顔で見守っている

開催日が決まったあとで重なりが見つかると、「どうしてもっと早く気づけなかったんだろう」と、つい自分を責めたくなります。でも、日程はいちばん材料が少ない時期に決めなければならないものです。見えていなかったのは、あなたのせいではありません。

条件を順番に重ねて、比べられる形で主催者と一緒に選ぶ。それだけで、日程は「たまたま空いていた日」から「理由を持って選んだ日」に変わります。理由のある日は、告知の言葉にも、当日の段取りにも、きっと自信をくれます。

今日は、主催者に「動かせない日」を1通聞くだけで十分です。そこから、次の案件の日程はきっと決めやすくなります。

関連用語